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O que é SPED Fiscal e a quem se aplica

Postado por Vinicius Moura em 11 de fev de 2020

O que é SPED Fiscal e a quem se aplica

Com o avanço da tecnologia por volta dos anos 2000 (principalmente por conta da internet), se viu a necessidade de agilizar as entregas dos livros fiscais (como inventário de estoque, registro de entrada e saída, entre outros...) e a facilitar a validação, armazenamento das informações e a autenticação dos documentos que fazem parte das escriturações contábil e fiscal de pessoas jurídicas.

A partir desta necessidade, foi criado o Sistema Público de Escrituração Fiscal (SPED Fiscal) por meio do decreto nº 6022 de 22 de janeiro de 2007. Inicialmente, este artigo firmava que, a Secretaria da Receita Federal do Brasil do Ministério da Fazenda poderá solicitar a participação de representantes de empresários, pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, e de entidades de âmbito nacional representativas dos profissionais da área contábil, nas atividades relacionadas ao SPED. 

Antes disto, todas as empresas (mesmo as que não atendesse à obrigatoriedade), eram necessárias seguir o Convênio SINIEF 6/89 que dizia que os registros de entradas, registros de saídas, apuração de ICMS, apuração de IPI, registro de inventário, livro de controle de créditos de ICMS do ativo permanente (CIAP) e o registro de controle de combustíveis deveriam ser guardados e controlados pela empresa, e autenticados em órgãos competentes delegados pela SEFAZ. 

 

Certo. Mas o que é SPED Fiscal? 

Entendi que parece complicado, mas vamos comigo. O SPED Fiscal (ou Sistema Público de Escrituração Fiscal) é a unificação dos livros e arquivos fiscais que antigamente registravam a entrada e a saída das mercadorias, assim como as apurações de tributações como ICMS e IPI, além dos arquivos de inventário e controle de ativos permanentes em um arquivo txt. Este arquivo em texto é transmitido ao Fisco. As informações contidas neste arquivo devem corresponder ao layout especificado pelo SPED. 

Lembre-se disto. É importante ter um sistema que atenda o formato de layout do SPED Fiscal, assim como lhe permita guardar estas informações de acordo com o uso para que consiga emitir este arquivo mensalmente. Assim, atenderá as demandas do fisco de forma com que não tenha problemas futuros. 

Outro nome que você deve se atentar é a Escrituração Fiscal Digital (ou EFD). Ela se refere ao arquivo digital SPED Fiscal, ou seja, o conjunto de arquivos mencionados anteriormente. Não se assuste com tudo isto, lhe explicaremos tudo que você precisa saber no decorrer deste artigo.   

 

E como eu sei se preciso utilizar o SPED Fiscal? 

Antes de tudo, lembre-se do que dissemos anteriormente: De acordo com o § 2º (redação dada pelo Decreto nº 7979 de 08 de Abril de 2013) do Art 5º do decreto 6022 de 22 de Janeiro de 2007, a Secretaria da Receita Federal do Brasil do Ministério da Fazenda poderá solicitar a participação de representantes dos empresários, das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, e de entidades de âmbito nacional representativas dos profissionais da área contábil, nas atividades relacionadas ao SPED. Ou seja, mesmo que você não seja obrigado a gerar este arquivo, é de extrema importância guardar todos os documentos fiscais gerados em seu CNPJ. 

Dito isto, passamos para a obrigatoriedade em si. Por padrão, geralmente são obrigadas a emitir este arquivo empresas do regime normal classificadas como lucro real ou lucro presumido. No entanto, em alguns estados já se encontra obrigado alguns optantes do simples nacional. De regra, ele é obrigado para estabelecimentos inscritos na condição de contribuinte de ICMS. Mas fique muito atento a esta parte. Em caso de dúvida, pergunte ao seu contador e lembre-se: é de extrema importância acompanhar e buscar entender um pouco sobre estes processos com o seu contador. Também um bom sistema de gestão online permite que o controle deste arquivo seja simples e fácil de ser gerado, podendo garantir um menor gasto com a contabilidade, visto que será poupado tempo e esforço da contabilidade. 

 

E quais regras eu devo me atentar? 

Primeiro ponto: A responsabilidade por gerar o SPED Fiscal é da empresa contribuinte e deve ser feita de forma mensal. Após a extração do arquivo, o mesmo deverá ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA SPED Fiscal). Não se preocupe muito em contratar este programa, pois ele é fornecido pela receita de forma gratuita. 

Segundo ponto: O arquivo SPED Fiscal é dividido por blocos com funções específicas. Isto se deve ao fato de que não são todas as empresas que utilizam todas as funções do arquivo. Por isto é de extrema importância tirar esta dúvida com o seu contador. Se você utiliza o SPED Fiscal, pergunte quais blocos são necessários. 

Terceiro ponto: Dito no geral, pode se dizer que o arquivo do SPED Fiscal é uma transcrição do antigo Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) adicionado de controle patrimonial geradora de crédito de ICMS e movimentação de estoque. E quanto a sua transmissão é feita via a assinatura do certificado digital (A1 ou A3) emitida por uma entidade credenciada. 

 

É comum acontecer algum erro? 

Sim. Por isto, o SPED Fiscal deve ser preenchido com cuidado para evitar qualquer tipo de erro. No entanto, a própria receita está ciente que ocorre muitos erros. A seguir estão os principais erros registrados pela Receita Federal do Brasil: 

- Campos obrigatórios não informados; 
- O contador cadastrado não é responsável pelo período da apuração; 
- Regime de apuração de PIS/Cofins não ajustado nas configurações da empresa; 
- Apuração do IRPJ não ajustado nas configurações da empresa; 
- O código do banco central no cadastro de países não foi informado; 
- O código do IBGE nos parâmetros da cidade não foi informado; 
- CST possui equívocos; 
- Número da nota que consta no campo “chave de acesso” está diferente do informado no campo “número da nota de entrada”; 
- Nota de entrada com informações inválidas na situação tributária; 
- A combinação CFOP CST informada é inválida; 
- O segmento não foi informado; 
- Campo data nas notas de serviço não foi informado; 
- CFOP informado incorretamente; 
- Documento inicial informado incorretamente; 
- Documento final informado incorretamente; 
- Data de movimento informado corretamente; 
PIS e COFINS não configurados nos afretamentos; 
- A alíquota configurada não consta da tabela de alíquotas permitidas pela receita federal; 
- Situação tributária de PIS e COFINS estão diferentes; 
- CST informada para pessoa física; 
- As apurações não foram geradas no validador; 
- As apurações do menu Escrituração PIS/COFINS não foram geradas no validador; 
- Informada a situação tributária 08 e não informado a natureza da receita; 
- Natureza da base de cálculo de crédito não informada no item da nota de entrada; 
- O código do NCM do item da nota de entrada está diferente do informado no cadastro de produtos; 
- O código do NCM do item da nota de saída está diferente do informado no cadastro de produtos. 

Mas eu não tenho tempo para colocar tudo isto em prática 

Isto tudo lhe parece novo, eu sei. No entanto, sua empresa já executa estes procedimentos todos os dias. Este arquivo é formado por aquelas notas fiscais emitidas no dia-a-dia, além de outros registros que podem ser encontrados quando se faz uma boa gestão da empresa.  

Com um bom sistema de gestão, você poderá descansar tranquilamente sabendo que os processos necessários para a geração do arquivo SPED Fiscal estão sendo tratados e armazenados de forma eficiente e prática todos os dias. Isto faz que com apenas um clique no final do mês, seu arquivo esteja bonitinho para ser passado ao contador. Então não perca tempo! Experimente o UpGestão de forma gratuita e garanta uma gestão eficiente e prática para toda a sua empresa.  

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