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O poder da automação financeira junto à contabilidade como meio para acelerar os negócios

Postado por Vinicius Moura em 7 de nov de 2019

O poder da automação financeira junto à contabilidade como meio para acelerar os negócios

Quando se utiliza um sistema de gestão para fazer o controle de sua empresa, você consegue estabelecer dados mais precisos para a contabilidade.

Profissionais de contabilidade e finanças são cruciais para impulsionar a estratégia e o crescimento futuro dos negócios. Mas os tomadores de decisão de muitas empresas de médio e grande porte não estão aproveitando totalmente o talento que eles podem oferecer e utilizar o poder da automação financeira junto à contabilidade para acelerar os negócios.

Os processos manuais estão perdendo força para o futuro digital nas finanças. As tarefas maçantes ocupam muito tempo e levam uma carga de trabalho desigual, com longas horas de jornada e crescente frustração, além de gerar um custo gerencial alto. A automação digital soluciona com tranquilidade tais infortúnios, mas ela, sozinha, não operará nenhum “milagre” em sua organização financeira.

Contabilidade desatualizada

Operações de contabilidade desatualizadas na forma do processo tradicional de Registro Contábil aos Relatórios Contábeis (R2R) correm o risco de prejudicar a qualidade, a precisão e a pontualidade dos resultados. Cada linha do balanço é composta por milhares de transações subjacentes, muitas vezes compiladas manualmente, ajustadas por contadores com excesso de demanda e que enfrentam prazos apertados. Esse é um processo propenso a erros que sobrecarrega os funcionários incrivelmente, sufocando o resultado, a escalabilidade e a visibilidade.

O modelo R2R condensa uma enorme quantidade de trabalho em um curto período, porém atrasa o processamento e os relatórios de dados até o final do mesmo. Ao deixar muito trabalho para ser feito em apenas uma semana, as equipes de contabilidade e finanças enfrentam desafios dispendiosos.

Há uma pressão cada vez maior para aumentar a transparência nos relatórios financeiros, e as planilhas não podem oferecer esse tipo de visibilidade. Sem um banco de dados central, há falta de controle, e surgem as inevitáveis inconsistências que dificultam a estratégia e a tomada de decisão do quadro geral. Isso, por sua vez, pode ter um impacto profundamente negativo na organização.

Automação financeira

Para “desafogar” os contadores será preciso automatizar o tedioso trabalho manual, que consome muito do seu tempo e esforço. O processo automatizado em trabalhos repetitivos, que demandam organização e transparência, reduz o risco de exposição e fornece confiança nos resultados do relatório. A eficiência libera seus contadores para se concentrarem na análise e na contribuição, razão pela qual eles buscaram essa profissão em primeiro lugar. Se feito corretamente, isso pode levar os contadores a trabalharem mais satisfeitos, obtendo maior nível de retenção e percepção estratégica como reflexo de sua empresa.

Hoje, os projetos de evolução dos processos mais bem-sucedidos começam na base, com funções simples, porém manuais, e que, ao serem automatizadas, geram um enorme ganho às organizações.

As organizações nos estágios iniciais da automação provavelmente concluem as conciliações em planilhas, as imprimem e armazenam em um fichário físico. Um primeiro passo óbvio para a melhoria nesse caso seria adotar um Software de Gestão para conciliações das contas e processos. Isso ajuda a agilizar e controlar a informação, ocorrendo assim a correção de entradas de diário que serão lançadas no ERP e depois sincronizada para suportar o saldo reconciliado.

A próxima etapa para melhorar esse processo é centralizar a criação e o lançamento de entradas diárias, garantindo que as correções sejam sempre vinculadas à conciliação associada. Isso incorpora consistência e controle na criação de periódicos, o que proporciona visibilidade instantânea de todos os itens conciliados. No entanto, no caso de contas a receber de cartão de crédito, boleto bancário, e as milhares de transações que estão por trás dessa conta, exige-se um processo de tempo e ação manual, cheio de planilhas, macros e confusão, por isso que às vezes utilizar um Software de Gestão pode ser muito mais eficaz do que lançar em Planilhas de Excel.

Quando uma organização começa a modernizar seu processo de R2R, centralizando as conciliações de contas e os diários, à correspondência de transação automatizada acrescenta mais simplificação para criar um processo abrangente de ponta a ponta. Ela pode criar e postar entradas de diário, enviar itens de conciliação e sinalizar exceções para investigação humana.

Como visto, com a automação contábil, até mesmo processos historicamente intensivos de recursos podem ser executados de forma automática e contínua, deixando a equipe apenas para lidar com exceções.

Depois da implantação é possível imaginar o quanto esses resultados extrapolam em todas as áreas, permitindo que as organizações melhorem metódica e continuamente ao longo do tempo, e aprimorem processos e fortaleçam pessoas.

Você está pronto para avançar no futuro das finanças? Aqui estão duas abordagens poderosas para utilizar a automação financeira e transformar verdadeiramente a maneira como a contabilidade e o financeiro funcionam em sua organização. Juntos, eles podem ajudá-lo a atrair talentos, em vez de se responsabilizarem por um burnout.

Processo: O poder da contabilidade contínua

Uma área em que muitas empresas estão aplicando a automação financeira com eficiência é a contabilidade do final do período. À medida que a automação é implementada para acelerar os processos de fechamento financeiro, as empresas podem migrar de forma eficaz para um modelo contínuo e contábil, no qual as tarefas de automação, controle e fim de período são incorporadas às atividades diárias. Isso aproxima o calendário contábil rígido aos negócios mais amplos e libera os contadores qualificados para se dedicarem mais tempo à pesquisa e análise, gerando valor para toda a empresa. Essa combinação de mudança de processo e adoção de tecnologia resulta em dados financeiros próximos, mais oportunos e precisos, além de uma organização mais eficiente.

Tomar essas medidas representa uma mudança fundamental na operação da contabilidade e das finanças. Quando as tarefas de rotina são eliminadas com o processamento automatizado, a contabilidade e as finanças passam a atuar mais proativamente, com informações atualizadas em tempo real, ao invés de serem reativas a problemas incorporados. Isso muda o foco para a análise do quadro geral, que gera valor para todo o negócio.

Pessoas: O Poder do contador excepcional

Ao empregar práticas contábeis contínuas, os contadores cotidianos podem se tornar contadores excepcionais e fornecerem serviços de alto valor, em áreas como detecção de fraude, conformidade, análise de dadosestratégia de tecnologia e consultoria empresarial.

Com esse fluxo de trabalho, os contadores direcionam suas metas para analisarem os dados e os relatórios, identificando problemas a tendências de negócios, comparando os resultados de produtividade e aprimorando continuamente os processos internos. As contas identificadas como de particular importância são monitoradas ao longo do mês e, diariamente, se necessário. Isso significa que há mais tempo para se voltar a itens que precisam de mais investigação, um fim às revisões de fim de período e maior ênfase na análise de resultados para mudanças nas tendências dos negócios.

Contadores excepcionais são especialistas dos negócios de uma empresa. Seu conhecimento e experiência aprimorarão o instinto para discernir rapidamente erros, problemas de conformidade e evidência de fraude. Tem tempo para análise e permite identificar condições de mercado variáveis que afetam o resultado. Ao adotar a automação, eles começam a criar o ambiente de melhoria contínua e pensamento prospectivo que as equipes de finanças precisam para permanecer engajados e fornecer valor total.

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