Fiz orçamento de mercadorias e serviços e preciso faturar. E agora, como tratar NF-e e NFS-s de forma distinta?

Sim, é possível fazer um orçamento com produtos e serviços juntos. No entanto, a forma com que estes documentos é separado, depende inteiramente do sistema contratado.

Se você é novo e ainda não conhece o significado de NF-e e NFS-e, não se preocupe. Com a ajuda certa, verá que fazer um orçamento que envolva produtos e serviços não é tão complicado quanto parece.

Primeiros passos

Antes de começar a fazer o orçamento, precisamos entender com quais documentos sua empresa irá trabalhar. Se você presta serviços, terá que emitir a nota fiscal eletrônica de prestação de serviços (conhecida como NFS-e). 

Exemplo de emissão de NFS-e no Sistema UpGestão

Se o seu caso for a venda de produtos, bom, então emitira notas fiscais eletrônicas (a famosa NF-e). 

Exemplo de emissão de NF-e no Sistema UpGestão

Mas eu mexo com os dois, e agora? É simples! Utilizará os dois documentos.

E onde entra o orçamento nisto?

No processo antes da emissão destes documentos. Com o sistema UpGestão, você consegue fazer um orçamento com produtos e serviços, de forma que com um simples clique de um botão, os documentos de NF-e e NFS-e ficam prontos para a emissão. Fazendo estes passos, você agiliza a emissão de documentos fiscais sem precisar "refazer" todo o trabalho. 

O que são as NF-e, NFS-e ou NFS?

Chegou a hora de aprender o significado destas siglas. Elas são simples e valem para os todos os negócios correspondentes ao segundo setor:

• NF-e – Nota Fiscal Eletrônica: Versão totalmente eletrônica da antiga nota fiscal. Serve para operação mercantil, ou seja, para venda de produtos. Essa nota é referente ao Fisco Estadual, já que as mercadorias recolhem o ICMS ou Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços  – não compreendidos na competência tributária dos Municípios.
• NFS-e – Nota Fiscal de Serviços Eletrônica: Versão totalmente eletrônica da antiga nota fiscal de serviços. Serve para a prestação de serviços. A NFS-e é uma nota específica para os serviços compreendidos na competência tributária dos Municípios.
• NFS – Nota Fiscal de Serviços Avulsa: Cada Prefeitura tem a prerrogativa de utilizar ou não essa modalidade de Nota Fiscal.

Isso foi feito só pra complicar, né?

Por mais que no início se ache confuso, logo, o empreendedor compreende que existem muitas vantagens que justificam a adoção padronizada das emissões eletrônicas de notas fiscais. Por exemplo:

• O custo de impressão é reduzido, impactando positivamente para prestadores de serviços;
• O processo de recolhimento de obrigações acessórias é simplificado para os contribuintes;
• O impacto é mínimo na atividade do contribuinte;
• O mecanismo elimina enganos humanos comuns como erros de cálculo e de preenchimento de documentos de arrecadação;
• O documento eletrônico tem validade jurídica;
• Beneficia a política de contingências e segurança;
• Favorece o Fisco, pois controla em tempo real as operações realizadas;
• Contribui para reduzir a sonegação de impostos.

Se é tão simples, basta entender e aplicar direito, correto?

Sim e não. Naturalmente, entender é o primeiro passo para se aplicar direito e, em uma empresa com pouquíssimo giro, emitir notas fiscais não será assim algo tão complexo. No entanto, o erro humano existe e o mal conhecimento das minúcias da legislação podem confundir ou colaborar para que as notas fiscais sejam emitidas com problemas e sejam rejeitadas pelos sistemas.

O melhor que se faz para uma boa gestão é contratar um sistema de gestão feito sob medida para o empreendimento. Esse sistema, dentre outras vantagens, deve tratar documentos diferentes com suas especificidades. Por exemplo, no caso das NF-e e NFS-e, é preciso que o sistema de gestão:

• Crie o orçamento de forma única, ou seja, mostrando ao cliente final os produtos adquiridos e serviços contratados;
• Selecione do orçamento, para vias de faturamento, os produtos que serão relacionados em um DAV (Documento Auxiliar de Venda);
• Da mesma forma, selecione as contratações de serviços que serão relacionadas em uma OS (Ordem de Serviço);
• Emita os documentos e realize o faturamento financeiro, sem erros, por meio de um processo a prova de falhas.

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