Inventário é uma palavra que pode provocar reações, digamos, preconceituosas.

A origem da palavra é inventarium. Em latim, ela corresponde a um grande documento ou lista em que os produtos dos armazéns Romanos estavam registrados. Faz todo o sentido, mas as lembranças de Vinícius remontam um passado mais recente, o qual não deixa de ser divertido, por sua vez.

Fechado para balanço

Vinícius trabalhava em uma empresa que, por força de sua natureza, tinha almoxarifados. Esses armazéns não costumavam ser chamados por esse nome, mas de “estoque”. E quem já passou pela conferência dos itens de estoque sabe: confrontar as quantidades físicas com o saldo registrado nos controles era uma atividade de dar arrepios a qualquer profissional. Só de ouvir o anúncio “dia tal vamos fechar para balanço” já era o suficiente para causar stress e ansiedade.

Gomes era o gerente responsável por fazer com que as coisas certas fossem feitas e os números fossem verdadeiros. Ele sabia que os empregados da organização em nada colaboravam quando o assunto era inventário periódico. Em outras palavras, ninguém costumava aceitar sem resistir.

É hora de criar um motivador

Gomes se inspirou no tempo em que as lajes das casas de sua família eram “batidas” pelos amigos e vizinhos, em troca de um bom arroz carreteiro, feijoada, cerveja e refrigerante. Para desarticular a resistência, ele contra-atacou com um churrasco gaúcho preparado pelo Lico (na verdade, Licurgo, um vizinho, neto de gaúchos, mas que todos o respeitavam como se gaúcho fosse quando o assunto era churrasco).

Quando o barato sai caro

Vinícius não sabia exatamente a “encrenca” em que estava entrando, mas aceitou o risco quando Gomes o convidou para comer um “churrasco de primeira, que nunca experimentou em sua vida”.

De tão empolgado, Vinícius não percebeu que o evento nada mais era do que o pagamento extra pelo tempo dedicado ao inventário da empresa. Ele precisava contar os itens de estoque, verificar se o saldo físico da contagem concordava com os registros contábeis, identificar a rotatividade de cada item, ajustar as perdas e aquisições de mercadorias, sem contar o famoso e assustador “encontrar a diferença” (quando o físico não concordava com o contábil).

Dependendo do que acontecesse, o churrasco do Lico poderia sair caro demais.

Inventário é mais do que uma boa prática

De acordo com a Endeavor (uma organização global, sem fins lucrativos, de apoio aos empreendedores de alto impacto), “com um inventário sempre atualizado, você se previne contra desperdícios, perda de vendas e uma série de outras ameaças à sua gestão”.

Ora bom empreendedor, inventário é uma obrigação.

Quando fazer o inventário?

Isso varia de negócio para negócio. Por exemplo, o pessoal das redes de lojas de artigos de vestuário tem o costume de fazer inventários menos complexos com intervalos bem curtos entre eles. Mesmo assim, todo ano as empresas precisam fazer o balanço dos estoques de produtos e informá-los ao Fisco.

Conheça seis cuidados que sua organização deve ter para que o resultado do inventário não deixe sua empresa mal com o Fisco:

  1. Data de inventário: Cuidado. O saldo informado ao Fisco deverá ser o existente no dia 31 de dezembro do ano anterior;

  2. Ajustes de estoque: Caso a conferência não seja condizente ao estoque contado, deverá ser realizada uma operação fiscal própria para perda ou aquisição de mercadoria;

  3. Conferência: Não banque o espertinho, o mero “ajuste de saldo” não é visto com bons olhos pelo Fisco e as multas poderão chegar por meio eletrônico.

    Pense no seguinte: o Fisco tem acesso por meio das NF-e a todas as compras e vendas feitas pela sua empresa. Soma-se a isto, o acesso ao inventário informado no ano anterior.

    Ou seja, a matemática para saber o seu estoque real é bem fácil de ser feita. Caso o saldo não seja igual ao do sistema do Fisco, fique atento para não receber uma multa eletrônica.

  4. Meu estoque não bate: Se forem encontradas divergências de estoque em uma mercadoria, verifique junto à sua contabilidade qual o CFOP poderá ser utilizado para compensar tal diferença e evitar uma multa pesada.

  5. Equipamentos de conferência: Existem equipamentos coletores de dados que por meio dos códigos de barras, capturam o saldo registrado e depois importam ao sistema para conferência, isto agiliza muito principalmente quando se trata de um volume alto de mercadorias.

  6. Planilhas conferentes: Uma outra dica mais econômica para viabilizar a conferência, é gerar uma planilha com a posição de estoque atual de seus produtos, e abri-la em seu celular ou tablet, com isso você ganha flexibilidade para conferir os itens na própria prateleira, clique aqui e baixe agora nossa planilha com as fórmulas programadas para esta conferência.   

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