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6 cuidados no inventário para não receber multas eletrônicas inesperadas

Postado por Vinicius Moura em 20 de nov de 2019

6 cuidados no inventário para não receber multas eletrônicas inesperadas

O levantamento de inventário se não feito direito pode causar muita dor de cabeça. Por isto, é importante que faça durante todo o ano a gestão do seu estoque de maneira correta.

A origem da palavra inventarium  vem do latim. Ela corresponde a um grande documento ou lista em que os produtos dos armazéns Romanos estavam registrados. Levando um pouco mais para nossa realidade, a palavra corresponde ao levantamento de estoque dos produtos inventariáveis.

O ideal é fazer a gestão do estoque através de um sistema, e conferir periodicamente se os valores encontrados em estoque correspondem aos valores do sistema. Esta gestão do estoque pode impedir que sua empresa seja multada pelo fisco e garantir que a saída de seus produtos sejam controladas a fim de evitar perdas de mercadorias. Dito isto, trazemos algumas dicas de o que levar em consideração na hora de fazer a sua gestão de estoque

1º Organize os produtos

Antes de mais nada, faça um levantamento de todos os produtos e os organize por ordem alfabética em suas prateleiras. Assim, quando for fazer a contagem de estoque, o processo se tornará mais fácil e rápido.

2º Faça a contagem periódica de estoque

O ideal é fazer a contagem de estoque pelo menos uma vez por mês. Emita um relatório de saldo dos seus produtos em estoque dentro do sistema. Ordene a lista de acordo com a localização em seu armazém. Entregue para alguns colaboradores, faça a contagem e compare os valores com os correspondentes dentro do sistema. Observação: uma boa data para fazer esta contagem é o último domingo do mês.

Ao fazer esta gestão de estoque periódica, você estará evitando ser pego de surpresa na hora de fazer o levantamento de inventário para o fisco. Isto garantirá que você possa tomar decisões antes que seja tarde demais. Por exemplo: imagine que você fez a conferência e percebeu que um determinado produto estava com duas unidades comparados ao sistema. Com isto, conseguirá emitir uma nota de perda e evitar futuras dores de cabeça.

Parece uma coisa boba, certo? Mas não é. Em 17 de janeiro de 2018 foi publicado pela revista Exame, que 74% das empresas brasileiras já sofreram algum tipo de fraude, sendo que 56% correspondem à apropriação indevida de recursos da empresa.

3º Confira o estoque com mais de uma pessoa 

Outra estratégia que pode ser adotada na contagem de estoque, é fazer a recontagem. Mas, como funciona? Não se preocupe, o processo é simples. Enquanto o primeiro colaborador passa fazendo a contagem de estoque, um segundo colaborador passa conferindo se os valores batem.

4º Faça o acerto do inventário

Após fazer a contagem de estoque, perceberá que alguns valores de produtos estarão divergentes em relação ao estoque esperado. Faça a recontagem destes produtos, e confirme se os valores divergem realmente. 

5º Em caso de dúvidas, consulte o contador

Após fazer a gestão dos valores em estoque, caso tenha encontrado alguma irregularidade, fale com seu contador e peça ajuda. Uma situação muito comum é quando há perca de mercadorias ou produtos danificados. Nestes casos, seu contador te auxiliará da melhor forma como agir, principalmente se sua empresa possui alguma peculiaridade.

6º Utilize um sistema para lhe auxiliar

Pode parecer bobo, mas um bom sistema de gestão pode lhe auxiliar e facilitar sua vida quando o assunto é gestão de estoque. Vou te dar um exemplo: com o UpGestão, conseguimos garantir que seus produtos recebam a entrada e saída de forma legal e fiscal, evitando possíveis problemas com o fisco. Feito este controle de forma correta, você conseguirá extrair relatórios de maneira rápida e fácil dos produtos inventariáveis. Após fazer a contagem de estoque e verificar a tratativa para as divergências com seu contador, poderá acessar a tela correspondente ao CFOP indicado, e efetuar a correção de estoque.

Inventário é mais do que uma boa prática

De acordo com a Endeavor (organização global, sem fins lucrativos, de apoio aos empreendedores de alto impacto), “com um inventário sempre atualizado, você se previne contra desperdícios, perda de vendas e uma série de outras ameaças à sua gestão”.

Quando fazer o inventário?

Isso varia de negócio para negócio. Por exemplo, o pessoal das redes de lojas de artigos de vestuário tem o costume de fazer inventários menos complexos com intervalos bem curtos entre eles. Mesmo assim, todo ano as empresas precisam fazer o balanço dos estoques de produtos e informá-los ao Fisco.

Conheça seis cuidados que sua organização deve ter para que o resultado do inventário não deixe sua empresa mal com o Fisco:

  1. Data de inventário: Cuidado. O saldo informado ao Fisco deverá ser o existente no dia 31 de dezembro do ano anterior;

  2. Ajustes de estoque: Caso a conferência não seja condizente ao estoque contado, deverá ser realizada uma operação fiscal própria para perda ou aquisição de mercadoria;

  3. Conferência: Não banque o espertinho, o mero “ajuste de saldo” não é visto com bons olhos pelo Fisco e as multas poderão chegar por meio eletrônico.

    Pense no seguinte: o Fisco tem acesso por meio das NF-e a todas as compras e vendas feitas pela sua empresa. Soma-se a isto, o acesso ao inventário informado no ano anterior.

    Ou seja, a matemática para saber o seu estoque real é bem fácil de ser feita. Caso o saldo não seja igual ao do sistema do Fisco, fique atento para não receber uma multa eletrônica.

  4. Meu estoque não bate: Se forem encontradas divergências de estoque em uma mercadoria, verifique junto à sua contabilidade qual o CFOP poderá ser utilizado para compensar tal diferença e evitar uma multa pesada.

  5. Equipamentos de conferência: Existem equipamentos coletores de dados que por meio dos códigos de barras, capturam o saldo registrado e depois importam ao sistema para conferência, isto agiliza muito principalmente quando se trata de um volume alto de mercadorias.

  6. Planilhas conferentes: Uma outra dica mais econômica para viabilizar a conferência, é gerar uma planilha com a posição de estoque atual de seus produtos, e abri-la em seu celular ou tablet, com isso você ganha flexibilidade para conferir os itens na própria prateleira.   

Está disposto a não errar? Contrate um sistema que faça a gestão do giro de estoque de seu almoxarifado ou armazém, por exemplo, o UpGestão.

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