“O que temos para hoje?” – pergunta Almir, o profissional responsável pela contabilidade da CORPORAÇÃO ACME(*1). Ele é organizado. Seu plano de trabalho prevê o roteiro do dia e as pendências em critérios como “dentro do prazo, urgências, emergências“. Da mesma forma, é cuidadoso e considera as “solicitações especiais da Diretoria“. No planejamento ele lê a resposta que já previra para a questão. Nesta terça-feira ele deve providenciar a elaboração de uma retificação do contrato social; a notificação aos órgãos competentes do encerramento de uma unidade de negócio da organização; conduzir uma reunião com a equipe para supervisionar os registros de atos e fatos contábeis; comparecer à reunião de reporte à Diretoria dos resultados do controle de custos; preparar o relatório tributário do semestre anterior; sugerir à Diretoria uma nova estratégia de gestão tributária para o próximo período gerencial. Ufa! Não é pouca coisa para Almir. Ao contrário, embora ele saiba executar com maestria todas as atividades, parece que seu trabalho está sempre no limite entre o “muito a fazer” e o estresse.

(*1) O nome é fictício, por razões óbvias.

Uma história pouco criativa, mas … convincente!

O trecho acima poderia ser de um livro ou de uma storytelling envolvente e motivacional de um treinamento para contabilistas. Mas parece que a história de Almir nada mais é do que uma narrativa sobre o dia a dia comum de quem trabalha com contabilidade. E pouco criativa, por sinal, dada a realidade brasileira. Constatação dessa realidade: o Banco Mundial divulgou que as empresas brasileiras gastam em média 2.038 horas por ano gerindo os tributos no país.

O que essas horas significam para as empresas e para o país?

O projeto Doing Business, financiado pelo Banco Mundial, afirma que, comparado aos países da América Latina, o tempo gasto pelas empresas brasileiras é matematicamente seis vezes maior. Certamente a questão fica assustadora quando essa relação é feita com os países membros da OCDE (Organização para Cooperação Econômica Européia). Nesse caso, as empresas brasileiras gastam 12,5 vezes mais tempo com a gestão de tributos do que as dos países membros da OCDE. Como resultado, conclui-se que a gestão tributária no nosso país, além de complexa, é cara e tem impacto no chamado “custo Brasil”. O mínimo que se espera das empresas é atender aos requisitos da legislação, ser eficiente na gestão e cumprir com seus compromissos. Mas isso é possível?

Como ser proativo e aumentar a produtividade?

Para quem gosta de Análise SWOT, vamos partir do princípio de que a legislação pode ser encarada como uma ameaça à sobrevivência da organização. Nesse caso, desenvolvem-se forças internas para neutralizar a ameaça. Com uma legislação tão complexa como a nossa, é preciso ser constantemente proativo e investir em produtividade. Então nunca é demais estar atento para algumas dicas dos profissionais da área:

#1. Esteja atento ao período de apuração e envio dos impostos

Os calendários de pagamentos têm suas particularidades, em especial nos estados e municípios. Consequentemente o tempo de gestão desses calendários concorrem com os da União. Estar atento é o mínimo para quem quer apurar e enviar os impostos dentro do prazo requerido.

#2. Revise atentamente os tributos e evite qualquer distorção

Quando a empresa efetua o lançamento tributário corretamente, primeiro de tudo, evita problemas com o fisco, além disso, os desembolsos inadequados de caixa, execuções, parcelamentos e multas. É preciso estar alerta, porque é o próprio contribuinte quem faz o lançamento do imposto devido e sobre ele recaem as responsabilidades desses lançamentos a maior ou a menor.

#3. Seja prevenido: escute mais de uma opinião

Seja você o dono, o principal executivo ou, do mesmo modo, um gestor intermediário ou o contador da empresa, escute ao menos uma segunda opinião. A legislação é complexa e é possível que haja alternativas vantajosas e legais. Além disso, qualquer deslize pode gerar uma inconsistência tributária que comprometa os resultados da organização. Nada melhor do que trabalhar em equipe e tirar “a prova dos nove” antes.

#4. Desenvolva processos que previnam falhas humanas

Os especialistas são unânimes em citar que o erro humano é natural, porque o ser humano é falível. Os processos precisam ser desenvolvidos, implantados e revisados. Como resultado dessa ação, combate-se a falha no gerenciamento dos erros e dos desperdícios generalizados ocorridos nas empresas. Mais digno de nota, em um ambiente de complexidade tributária como o brasileiro, quanto mais “afinado” esteja o processo de gestão, mais segurança a organização terá de que não está produzindo inconsistências nas apurações e envio dos impostos.

#5. Crie um mecanismo “fullproof” e aumente a produtividade e confiabilidade

Para que o custo da gestão tributária reduza dois fatores são fundamentais: o externo, com simplificação da legislação por parte do governo, e o interno, com o aumento da produtividade e da confiabilidade. Automatizar processos com ferramentas de alta confiabilidade resulta em mais eficiência e melhoria nos resultados das empresas.

O melhor mecanismo fullproof é um sistema de gestão confiável

Um sistema de gestão que padroniza processos e simplifica as tarefas complexas e repetitivas reduz o custo da organização. O investimento corresponde a muito menos do que o desperdício de tempo, esforço e retrabalho. Com isso a empresa trabalha para garantir uma boa administração e o retorno para os seus acionistas ou sócios.

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