Para administrar sua empresa sem problemas, você deve ter um sistema de gerenciamento de inventário que funcione bem. Se não tiver um, isso pode causar problemas e começar a atrapalhar a execução de pedidos e negócios no dia-a-dia.

O gerenciamento de estoque pode ser muito conveniente se você souber como fazê-lo. O sistema que funciona bem é um processo capaz de supervisionar o fluxo de itens de dentro e fora de seu estoque. É um equilíbrio de ter apenas o número de produtos suficientes em depósito. O gerenciamento eficaz de estoques mantém os custos sob controle para que você possa administra-lo de forma bem-sucedida.

Daremos algumas dicas sobre como iniciar ou melhorar o gerenciamento de seu inventário.

Etapa 1 – Iniciando

É preciso pelo menos uma pessoa responsável pelo inventário. Isso garantirá que alguém tenha uma visão geral clara do estoque e que possa fornecer respostas rápidas sobre o mesmo. Você pode acabar com uma grande bagunça se várias pessoas estiverem executando tarefas separadamente.

Não escolha o primeiro software que você encontrar. Compare-os e escolha o mais adequado para o seu negócio, e principalmente que seja um Software homologado pela SEFAZ. Procure aquele que melhor se adaptar à realidade do seu negócio.

Uma boa alternativa para facilitar a conferência de seu inventário, seria contratar um software de gestão online como o UpGestão por exemplo, com ele você tem acesso aos dados de inventário atualizados de qualquer lugar que estiver, além de outras vantagens como, não se preocupar com backup, caso dê algum problema em seu computador.

Instalar programas de PDV (Ponto de Venda) para rastrear automaticamente as vendas dos produtos finalizados, garante um melhor gerenciamento de estoque de ponta a ponta, desde quando ele entra no estoque, até sua saída.

Etapa 2 – Solicitando Bens

Outra regra importante: não gaste muito em estoque. Além de não ser eficiente, como falamos em outro artigo, ter um estoque alto, não significa que você terá lucro rápido. Ao contrário, é possível que haja perdas de mercadorias e dinheiro por ter produtos encalhados. Você gasta para armazenar, além de ocorrer danos e depreciar o produto.

Você não deve hesitar em negociar com os fornecedores. Não tenha medo. Apesar da pressão que eles exercem sobre as compras para atribuir mais descontos, existem fornecedores que estão abertos à negociação e dispostos a cumprir os termos adequados para ambas as partes. Pense bem se aquele desconto a mais que você estaria ganhando em uma compra, pode lhe custar mais caro em um provável caso de encalhe da mercadoria.

Considere também, junto ao seu fornecedor, o potencial dele em te entregar mais pedidos com menor volume, do que um único pedido com maior volume, um fornecedor eficiente, certamente será chave de sucesso para suas vendas.

Etapa 3 – Rastreamento de Inventário

O rastreamento preciso do seu inventário é obrigatório. Pode ser um controle visual simples que você consiga identificar em seu software de gestão.  Também depende do tamanho do estoque e da velocidade em que as mercadorias entram e saem.

Você deve ter ciência dos números que possui. O intercâmbio eletrônico de dados e a leitura de código de barras podem eliminar erros de entrada de dados, com realização de conferências mais fáceis e eficazes.

Um bom sistema que possibilite rastreamento, fornece um controle maior sobre o inventário e monitora em tempo para respostas imediatas. Se você estiver usando uma planilha, este controle pode ser mais complicado do que utilizar um programa com banco de dados integrado por exemplo, neste, além de ter uma garantia de que os dados não serão perdidos, há um ganho em velocidade para localizar as informações necessárias.

Etapa 4 – Otimização de Ações

Conforme você entender melhor o seu mercado, mais experiente estará para saber determinar o número de produtos que precisa ter disponíveis, bem como a quantidade mínima de estoque para não perder vendas. Desta forma, você trabalhará sem excessos.

Coloque em prática uma lista com os produtos prioritários em depósito. Acompanhe os itens que estão prestes a serem vendidos ou colocados em uso e, certifique-se que constam registrados no estoque. Uma vez que eles são deduzidos, você foca em outras necessidades de seu negócio.

Não se acostume com a rotina de solicitar apenas os mesmos produtos, saiba ouvir o mercado, ouça seus clientes, anote suas considerações e surpreenda-os. Sempre acompanhe as tendências do mercado e analise quais itens estão sendo vendidos e quais estão se tornando populares.

Faça uso de pesquisas de mercado para identificar produtos adequados para diferentes segmentos, com muito cuidado para não perder o seu foco, estude a previsão econômica e fique de olho em seus concorrentes.

Tenha descontos e promoções para que as mercadorias não fiquem paradas em estoque por muito tempo, ofertas especiais deixam seu cliente feliz e ajudam a atualizar o estoque. No entanto, sempre que isto ocorrer, faça uma boa análise se não foi fruto de uma compra mal realizada, afim de tomar como lição aprendida para evitar erros futuros.

Tenha sempre em mente que gerenciar seu inventário corretamente ajuda a manter o orçamento sob controle e permite que você gerencie com eficiência o capital de giro de sua empresa.

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